¿Cuál es la línea de vida de una presentación?

Las presentaciones guardan y tienen su propio ciclo o línea de vida que te permiten planificarla y llevarla a cabo con éxito. Hoy en nuestro episodio 79, te cuento cuáles son las etapas de la línea de vida de una presentación y qué hacer en cada una.

Las presentaciones, tienen su propia línea de vida, que podría sintetizarse en cuatro etapas: 1)Planificación, 2)Estructura, 3)Diseño y 4)Exposición.

Vamos a realizar un recorrido por cada una, explicándote cómo desarrollarla.

1. Primera etapa: Planificación

Tan pronto uno conoce la fecha de una presentación, lo primero que debe hacer es planificarse.

Las primeras preguntas a las que debemos buscar respuesta son las siguientes:

¿Cuál es el propósito de la presentación?, ¿Informar, defender, vender, convencer, inspirar?
¿Cómo es la audiencia?,¿Cuál es su edad media, nivel de formación medio, conocimientos previos?, ¿Qué espera de la presentación?
¿De cuánto tiempo se dispone?
¿Cuál es la idea fundamental que se desea comunicar?, En otras palabras, ¿Cuál es el mensaje que se desea transmitir?, ¿Cuál es la mejor estrategia para conseguirlo? ¿Qué puedo ofrecer a la audiencia?
¿Qué conocimiento necesito yo como ponente?, ¿Sé todo lo que necesito?,¿Necesito aprender o reforzar algún concepto?

En esta primera etapa, todavía no se ha abierto PowerPoint ni ninguna otra herramienta similar. Durante la planificación es mejor utilizar lápiz y papel o una pizarra.

2. Seguna etapa: Estructura

Una vez hayas respondido las interrogantes anteriores, conviene comenzar a reunir el material y estructurarlo según la información recién obtenida.

Normalmente, toda presentación se organiza en tres partes fundamentales: Introducción, cuerpo y conclusiones. A su vez, la parte central o cuerpo suele subdividirse en varias partes en función de los conceptos que se desee transmitir.

Ahora, es el momento de pensar qué contenido irá en cada una de ellas, cuánto tiempo se les asignará, con qué profundidad y alcance se cubrirán.

También, es un buen momento para reflexionar acerca de qué materiales de apoyo pueden incluirse y en qué lugar de la presentación, como: Anécdotas, historias, vídeos, fotografías, ejemplos y explicaciones adicionales.

3. Tercera etapa: Diseño

Ya se cuenta con el material en bruto de la charla y se sabe dónde encajará cada elemento. Se trata ahora de presentarlo con un diseño atractivo y cautivante.

Tendrás que prestar atención a cómo se incluirá el texto: la elección de las fuentes, el uso de bullets, los títulos, las tablas, las ecuaciones.

Si decides utilizar material multimedia adicional, como vídeos, audios, animaciones, gráficos o fotografías tendrás que pensar igualmente de qué manera incluirlo causando un impacto visual favorable.

El objetivo que te animará a lo largo de toda esta tercera etapa, es lograr un diseño sencillo pero atractivo de tu presentación.

4. Cuarta etapa: Exposición

Llega por fin la última y más temida etapa de la presentación, aquella en la que culmina todo nuestro trabajo anterior: la exposición delante de la audiencia.

Para que la presentación sea un éxito deben tenerse en cuenta elementos de lenguaje verbal (lo que se dice, esto es, el contenido que se pondría por escrito en una transcripción) y de lenguaje no verbal (lo que no se registrará en papel o en unos slides).

A su vez, dentro del lenguaje no verbal suelen distinguirse dos categorías.

Por un lado, el lenguaje paraverbal: Cómo se dice el mensaje, es decir, entonación, proyección, tono, énfasis, pausas, ritmo, muletillas y, en segundo lugar, el lenguaje corporal: Lo que el cuerpo transmite a través de gestos, posturas, mirada, movimiento de los ojos, respiración y desplazamientos.

La combinación de estos dos lenguajes es crucial para una buena comunicación e incluso, para vencer el miedo escénico.

Tu objetivo debe ser disfrutar hablando en público y que el público a la vez, disfrute escuchándote.

Curiosamente, esta línea de vida de la presentación puede tener diversos ajustes, pues a veces reutilizamos el material de una antigua presentación en otra nueva, o bien el diseño de una nos sirve para otra. Lo importante es que tengas en cuenta estas 4 etapas, su orden e importancia para tu presentación: Planificación, estructura, diseño y exposición.

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