¿Cómo prepararte para una conferencia o reunión virtual?

Con la situación de la pandemia, todo ha cambiado y las conferencias o reuniones virtuales han llegado para quedarse. Hoy quiero darte seis consejos de cómo prepararte para que aproveches este nuevo medio para comunicarte y que lo hagas de manera correcta.

Primero, quiero invitarte a que veas el lado positivo de las conferencias o reuniones virtuales, y es que:

· Te ayudan a comunicar rápido, sin importar donde te estés.

· Te permiten ahorrar dinero en desplazamientos, gracias a que puedes transmitir tu mensaje a distancia.

· Logran que impactes a muchas personas a la vez, otorgando mayor escala a tu trabajo.

Pero igual que sucede con cualquier otro tipo de comunicación en el ámbito profesional, el éxito de tus conferencias o reuniones virtuales dependerá de la eficacia de tu preparación.

Hoy quiero compartir contigo cómo prepararte para una conferencia o reunión virtual de éxito con algunos pasos claves:

1. Conoce a tu audiencia (participantes):
Ya sea una conferencia con un suplidor, una presentación a un cliente o una reunión con miembros de tu equipo de trabajo, cada encuentro virtual tendrá un público concreto.

Es tu responsabilidad investigarlo previamente para poder adaptar tu mensaje de manera que tu audiencia lo comprenda y que, a la vez, le interese.

Trata de responder estas preguntas claves:

¿Quién es? Para entender su nivel de comprensión sobre tu tema.
¿Qué desea? Para entender lo que le interesa y así descartar información que no sea relevante.
¿Qué le ofrecerás? Para decidir exactamente de qué hablarle y que le resulte interesante.

2. Define tu objetivo
Saber lo que quieres lograr en esa conferencia o reunión virtual es clave; no tenerlo claro hará que se convierta en una pérdida de tiempo para todos.

Comienza por preguntarte: Cuando finalice la presentación, ¿Qué quiero que hagan las personas que me han escuchado?, ¿Cuál acción específica deseo de ellas?

3. Comprende el contexto
Las conferencias o reuniones virtuales tienen ciertas particularidades que hay que tomar en cuenta.

La más importante es la distancia. Aunque el público te vea y te escuche, la distancia dificulta tu capacidad de conectar y de captar sus reacciones. Esto requiere un mayor esfuerzo de tu parte para transmitir mensajes simples y asegurarte, en todo momento, de que te están entendiendo.

Además, si presentas con algún apoyo visual (como una presentación, que es lo que normalmente realizamos), es muy probable que no se te vea la cara o que te veas en un ladito de la pantalla de modo pequeño, lo que requerirá una energía especial para mantenerlos atentos.

4. Define un mensaje
Para captar y mantener el interés del público, tu mensaje tiene que estar centrado en lo que va a ganar; en el beneficio. Todo lo que digas para apoyar ese mensaje central, tendrá que reforzar sus ventajas y desventajas.

5. Diseña una estructura
Para que entiendan tu mensaje completo y lo escuchen atentamente, tus ideas tienen que tener estructura. En otras palabras: Define una introducción, un desarrollo y un cierre.

Introducción: Aquí marcas el objetivo y le indicas a tu audiencia la importancia de la conferencia o reunión. En otras palabras: ¿Por qué deben escuchar tu mensaje?
Desarrollo: Es la parte en la que detallarás lo que has prometido en el objetivo.
Cierre: Lo ideal es finalizar con los puntos claves y luego que tú lleves a tus espectadores a la acción deseada.

6. Ensaya
Hablar en público puede provocarte nervios y si a esto le sumas la complejidad tecnológica de las conferencias o reuniones virtuales, los nervios pueden aumentar aún más. Pero el miedo se produce muchas veces ante lo desconocido y no habernos preparado con anticipación de la manera correcta.

Por eso, si ensayas tu presentación en voz alta hasta interiorizarla y haces pruebas técnicas antes de iniciar tu reunión virtual, se te irá la mitad de esos nervios antes de iniciar.

Dentro de las pruebas técnicas que te recomiendo realizar, están:

Probar tu cámara y tu micrófono.
Confirmar la distancia para que no te coloques ni muy cerca ni muy lejos.
Valida qué se verá detrás de ti para que no interfiera con la atención de tu audiencia.
Verifica que tengas una luz adecuada.

Definitivamente, las reuniones virtuales llegaron para quedarse y si quieres mantenerte actualizado en el mundo profesional que se encuentra en constante cambio, tendrás que descubrir cómo hacer que tus conferencias y reuniones virtuales sean todo un éxito. Estoy segura de que estos seis consejos pueden ayudarte.

🎤 ¡Comunícate!

⭐ Recuerda: Lo que no se comunica, simplemente no existe…